Ständig auf dem Sprung – ein kleiner Überlebensleitfaden (Teil 2)

BibliothekarinOkay, man hat die Zusage für den Job. Wie sollte es nun weitergehen, schließlich stürzt erstmal vieles auf einen ein und nicht immer hat die Bibliothek die perfekte Dokumentation vorliegen, nach der man sich einarbeiten kann.

Bibliotheken besitzen Bibliotheks- und Gebührenordnungen. Die können sich von “Haus” zu “Haus” unterscheiden, selbst wenn die Biblitoheken zu einem System gehören. Aber es gibt auch ungeschriebene Regeln, die zum Teil nur mündlich, d.h. ungeschrieben existieren, z.B. dass in Lesesaal 1 Reden erlaubt ist, während in Lesesaal 2 für Ruhe gesorgt werden muss oder dass man das Handyverbot ignorieren darf, solange der Klingelton auf stumm geschaltet ist. Auch immer wieder wichtig schnell zu wissen im Kundenkontakt: Wofür muss der Bibliotheksausweis als Pfand hinterlassen werden? Welche Daten benötigt man z.B. für einen Internetzugang und welche Regeln gelten dabei für die einzelnen Nutzergruppen? Dürfen Externe z.B. unbegrenzt ins Internet und die abonnierten Online-Medien nutzen? Nach welchen Kriterien werden (Gruppen-)Arbeitsräume vergeben? Was muss man beim Drucken und Kopieren beachten?

Neben den “formalen” Regeln muss man auch ein “Feeling” für seinen Arbeitsplatz bekommen. Lernen Sie Ihre Kollegen und Kollegen sowie deren Aufgaben und Arbeit kennen, damit Sie eruieren, an wen Sie sich mit welchem Problem am besten wenden können. Aber auch die Erwartungen und ihr Verhalten helfen herauszufinden, wie man sich besser in das Team einordnen kann. Die Frage ist: Wie ticken meine Kollegen und Kolleginnen und wie tickt die Bibliothek?
Wann gibt es Hochphasen am Tag, in der Woche, im Jahr. Wie muss ich also planen, anwesend zu sein und meine Aufmerksamkeit auf bestimmte (Alltags-)aufgaben richten, z.B. um mal rasch mit einzuspringen, wenn sich an der Ausleihe Warteschlangen bilden.

Und zum “Feeling” gehört es auch, zu sehen, wie sich die Nutzerschaft zusammensetzt. Gibt es viele Teenager, Rentner, Heimatorscher, Studierende von Austauschprogrammen oder Wissenschaftler? Sozioökonomische Aspekte können ebenfalls wichtig werden, z.B. wenn es um die Anzahl der freien Internetzugänge geht, da nicht jeder in der Gegend einen besitzt, oder die Ausstattung mit Spielen für Konsolen, weil viele eine in der Gegend besitzen. Wie verteilt sich die Demographie der Nutzer und beeinflusst dies die Ansprüche, die an die Bibliothek gestellt werden? Welchen Einfluss hat sie auf das Gefühl, in dieser Bibliothek zu arbeiten?

Relativ schnell sollte man lernen, welche Routinen es in der Bibliothek gibt. Was muss an Arbeiten vor der Öffnung erledigt werden, z.B. Mahnungen ausdrucken, Fernleihbestellungen prüfen, Bücher aus der Rückgabebox verbuchen? Aber auch die Frage ist wichtig. Gibt es einen eigenen Schlüssel, muss man klingeln oder klopfen oder gibt es einen eigenen Eingang für das Bibliothekspersonal. Wo befindet sich die Stempeluhr und wie kommt man überhaupt auf das Gelände der Bibliothek, Uni, Forschungseinrichtung – wo immer man gelandet ist.
Wo kann man seine eigenen Sachen lassen? Hat man ein eigenes Büro, ein Gemeinschaftsbüro oder einen Aufenthaltsraum, der auch abgeschlossen werden kann? Gibt es eine Teeküche und wie ist die ausgestattet? Kann man sich dort etwas aufwärmen oder gibt es einen Imbiss, eine Kantine oder ähnliches, wo auch andere Kollegen und Kolleginnen mittags Essen gehen? Wir wird das mit dem Kaffee gehandhabt? Kocht jeder für sich selbst? Gibt es eine Kaffeekasse dafür oder bringt jeder abwechselnd etwas mit?

Es ist immer gut, wenn man schon ein paar Minuten vor Schichtbeginn da ist – am ersten Tag ruhig noch früher, um selbst erste Fragen beantwortet zu bekommen, bevor die Nutzer kommen. Wichtig zu klären ist es auch, welche Zugangsdaten man benötigt, z.B. für den Rechner, das Internet, die E-Mail und/oder das Telefon. Wenn es um spezielle Passwörter geht, z.B. für Datenbankadministrationsaufgaben oder das Freischalten von Zugängen zu Zeitschriften für Nutzer bzw. Gastlogins von Nutzer, sollte man wissen, wo diese zu finden sind, falls man sie sich nicht gleich merken kann.

Das erste Mal am eigenen Arbeitsplatz sollte man herausfinden und austesten, wie das Telefon(system) funktioniert, um ggf. den Anrufer in eine Warteschleife legen oder an einen kompetenten Ansprechpartner weiterleiten zu können. Gibt es eine Liste mit den wichtigsten Telefonnumern zu den anderen Kollegen und Kolleginnen, dem Wachdienst oder dem Techniker für die Kopierer?
Es ist auch gut zu schauen, ob der Rechner alle benötigten Programme enthält und welche Berechtigungen man hat. Darf man eigene Programme hochladen oder zumindest Updates einspielen oder muss man hier sich an die IT-Abteilung wenden. Werden Updates automatisch eingespielt und gibt es da entsprechende Routinen? Hat man alle Zugänge, z.B. zu den E-Mails oder dem Chatsystem. Auf welche hausinternen Mailinglisten muss man gesetzt werden oder muss man sich für eintragen?

Und es gibt noch so einige Dinge, die man rasch erfragen und lernen sollte.

  • Wie sind die Öffnungszeiten der Bibliothek, welche Standortunterschiede gibt es dabei, ggf. auch Sonderregelungen zu nutzungsintensiven Zeiten. Wie lauten die Postanschrift (ggf. der einzelnenen Standorte), die zentrale E-Mail und die Telefonnummer (auch die neue eigene).
  • Wer hat bei Problemen die Verantwortung für die Bibliothek (zu einer bestimmten Zeit)?
  • Wer betreut mich beim Eingewöhnen? Wer ist mein/e direkte/r Vorgesetzte/r?
  • Wer ist verantwortlich für welche Aufgaben? Wo finde ich heraus, ob und wann sie im Haus sind? Wo sind sie zu bestimmten Zeiten anzutreffen, wenn sie nicht in ihrem Büro/an ihrem Arbeitsplatz sitzen?
  • Wer entscheidet über Praktikanten und Praktikantinnen und die Betreuung ehrenamtlicher Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen?
  • Laufen bestimmte Schulungen, Aktionen, Events etc. derzeit in der Bibliothek oder sind in nächster Zeit welche geplant? Wo findet dies statt und ist eine Anmeldung notwendig? Wer organisiert dies?
  • Was muss man tun, wenn man dafür verantwortlich ist, die Bibliothek morgens zu öffnen oder zu schließen? Das betrifft das Licht, die Arlarmanlage, ggf. vorherige Aufräum- und Wegräumaktionen.
  • Wenn es eine Kasse gibt, wie sind dort die Verantwortlichkeiten geregelt?
  • Wie werden intern Informationen weitergegeben? Gibt es regelmäßige Besprechungen? Wenn ja, wann ist die nächste? Gibt es ein internes Blog oder Wiki oder im Intranet ein gemeinsames Verzeichnis?
  • Gibt es einen allgemeinen E-Mail-Account für Nutzeranfragen? Wer ist für die Beantwortung zuständig? Gibt es eine zeitliche oder thematische Aufteilung?

Auch die Frage der Stundenabrechnung ist wichtig. Gibt es Gleitzeit mit Präsenzzeiten? Wie werden die Zeiten verbucht? Was ist bei Krankheit zu beachten (Kulanzzeiten)? Gibt es für bestimmte Dinge einen Korrekturbeleg, z.B. wenn man anfangs noch keine eigene Stempelkarte hat, um seine Arbeitszeit zu verbuchen oder wird das handschriftlich protokolliert? Eine wichtige Frage ist, wie werden die Pausenzeiten gehandhabt? Gibt es bezahlte Pausen oder unbezahlte? Wie sieht es auch sonst mit der Arbeitszeit aus? Wie werden Überstunden gehandhabt und gibt es bestimmte Urlaubsregelungen? Wenn man für den Job umziehen muss, stellt sich natürlich auch die Frage, ob man für den Tag des Umzugs freigestellt wird oder ob man einen Urlaubstag nehmen kann.

Bei Teilzeit stellt sich auch immer die Frage, wie diese Zeit verteilt wird. Soll man jeden Tag kommen? Gibt es bestimmte feste Zeiten dafür? Oder kommt man nur an einigen Tagen, arbeitet dabei aber die volle Stundenzahl? Oder varriieren die Einsatzzeiten nach Bedarf?

Es gibt noch viel mehr an Kleinigkeiten, auf die man achten sollte, die stark vom Selbstverständnis der Bibliothek abhängen. Ist es eine Öffentliche Bibliothek, wo alle Arbeiten dem Nutzer und seinen Bedürfnissen untergeordnet wird? Handelt es sich um eine wissenschaftliche Bibliothek, die vielleicht auch noch überregionale Bedürfnisse (Katalogisierung, Hosting von Datenbanken, Einscannen von Inhaltsverzeichnissen etc.) mitbefriedigt, wo man ggf. auch ganz ohne Nutzerkontakt arbeiten muss? Ist die Bibliothek größer, so dass die eigene Aufgabe stärker spezialisiert ist oder muss man in einer kleinen Bibliothek “alles” beherrschen, um den Service auch im Notfall aufrecht erhalten zu können?

Oh je, das ist natürlich eine Menge, was man da alles lernen muss. Muss ich das tatsächlich alles beachten? Aus Erfahrung heraus gesagt, ergibt sich vieles davon von selbst. Man sollte nur, in dem Moment, wo Ansprechpartner genannt werden, wo Informationen weitergegeben werden, die in das eigene Aufgabenfeld gehören, notfalls ruhig mal Stift und Papier zücken. Später lohnt sich, sofern es das gibt, ein Blick ins interne Wiki oder die Dokumentation. Sollte es das nicht geben, ist es ein guter Zeitpunkt, damit anzufangen. Es erleichtert einem selbst die Arbeit.

Angelehnt an:

Miller, Laura: A Substitute Librarian’s Survival Guide, LIScareer.com – Career Strategies for Librarians


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BibliothekarinSo geht es vermutlich nicht nur mir, sondern auch vielen Kollegen und Kolleginnen, die von einem befristeten Job zum nächsten wechseln. Neben all den Herausforderungen, sich neu häuslich einzurichten, muss man sich auch im Job neu orientieren. Da gibt es neue Charaktere und Mentalitäten, neue Aufgaben, neue Arbeitsabläufe, offizielle und inoffizielle Hausregeln, organisatorische Zugehörigkeiten und … und … und …

Laura Miller, selbst seit 2007 eine “Substitute Librarian” gibt in ihrem Artikel “A Substitute Librarian’s Survival Guide” wertvolle Hinweise, was man tun kann, um zumindest im Job Nerven zu sparen und sich gut einzuarbeiten. Dies sind vermittelte Erfahrungswerte, die einem zukünftig sicherlich gut weiterhelfen können, besonders wenn man selbst neu in eine Job kommt.

Jeder neue Job ist eine Herausforderung, der man sich stellt und mit der man wächst. Wenn möglich sollte man schon vor dem ersten Arbeitstag ein paar Dinge erledigen, da man da den Kopf noch frei hat und sich viele Dinge einfacher einprägen kann, so dass man am ersten Arbeitstag nicht ganz hilflos ist. Ich habe hier auch meine eigenen Erfahrungen aus meinen Jobs in inzwischen sechs verschiedenen Bibliotheken einfließen lassen.

Bei diesem ersten Besuch achten Sie vielleicht schon mal auf Kleinigkeiten. Wie gelangt man zur Bibliothek? Wo befinden sich Eingänge? Ein ausgedruckter Lageplan hilft bei der ersten, aber auch späteren Orientierung. Gerade wenn man in mehreren Bibliotheken arbeitet, vergisst man manchmal Dinge. Wichtige Informationen sollte man jederzeit auf den Plänen ergänzen, z.B. der Kopierer hat auch eine Scanfunktion oder ist gleichzeitig der Zentraldrucker. So hat man nach und nach später die wichtisten Informationen parat.

In der Bibliothek sollten Sie darauf achten: Wo befindet sich die Ausleihe / Selbstausleihe, sowie die Auskunft. Wo stehen die verschiedenen Sammlungen der Bibliothek, z.B. Fachbereiche, Trennung nach Medienarten. Sie die Medien räumlich getrennt aufgestellt, d.h. gibt es verschiedene Fachbereichsbibliotheken oder eine große Bibliothek mit verschiedenen Etagen? Stehen die ungebundenen Zeitschriften extra oder werden sie den Fachbüchern vorangestellt? Gibt es ein Magazin, aus dem bestellt werden muss?

Wie erfolgt die Aufstellung? Nach Nummerus currens oder systematisch? Wenn die Bücher systematisch aufgestellt werden, sollte man ggf. darauf achten, nach welcher Klassifikation sie geordnet werden und wie die Signaturen aufgebaut sind.

Wo sind Informationsmöglichkeiten, z.B. Nachschlagewerke oder (frei zugängliche) PCs für die Katalogrecherche und/oder Datenbank- und Internetrecherchen? Welche Software befindet sich darauf? Wo stehen Drucker, Scanner und Kopierer? Was kostet eine Kopie oder ein Druck? Benötige ich für das Scannen einen Stick oder kann ich die Scans an eine E-Mail-Adresse senden?

Für schnelle Auskünfte wichtig können auch bereitgestellte Infomaterialien sein. Hier kann man sich bereits beim Besuch einmal eindecken. Auch die Informationsangebote der Website sollte man sich beizeiten genauer ansehen. Das spart einem tatsächlich vieles an Nerven, da am ersten Arbeitstag sowieso viel zu viel auf einen einströmt und man noch sehr viel anderes im Kopf behalten muss.

Übrigens, neben der Frage nach den Kopierern und dem Kopierkartenautomaten ist eine der häufigste Fragen: Wo befindet sich die Toilette? Achten Sie auch darauf, ob das Betreten der Bibliotheken an bestimmte Verbote gebunden ist. Dürfen Jacken und Taschen mit hineingenommen werden? Wenn nicht, wo befinden sich die Schließfächer und was für Münzen werden dafür benötigt? Ist Essen und/oder Trinken erlaubt? Wenn ja, gibt es dafür bestimmte Bereiche? Gibt es vielleicht sogar einen Kaffeeautomaten oder eine Cafeteria in der Bibliothek?

Dies sind Kleinigkeiten, die man im Vorfeld schon erledigen und sich einprägen kann. Daher war ich meinen Arbeitgebern dankbar, wenn sie nach dem Vorstellugnsgespräch eine Bibliotheksführung ermöglichten, da ich zum Teil ettliche hundert Kilometer angereist bin dafür. Selbst wenn es mit dem Job hinterher nicht klappte, war dies eine Möglichkeit, die Bibliothek wenigstens ein wenig kennenzulernen. Ich habe es immer auch als Werbung für meinen (zukünftigen) Arbeitgeber verstanden, der zeigte, dass er sich mit seiner Einrichtung nicht verstecken muss.

Teil 2 folgt morgen. :cheesy:


Angelehnt an:

Miller, Laura: A Substitute Librarian’s Survival Guide, LIScareer.com – Career Strategies for Librarians


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